Отправить заявку
←
Блог

Как арендовать зал для мероприятия и не облажаться

Локация – это душа вашего ивента, и совершенно неважно, что именно вы хотите провести: пресс-конференцию ООО «Рога и копыта», Международный Слет Мелиораторов или Фестиваль Косплея по фильмам Балабанова. Неудачное расположение, планировка или даже просто не к месту подобранные декорации могут погубить вашу задумку на корню. Избежать ошибок достаточно легко, нужно держать в голове 5 базовых правил «Как-сделать-круто», и ваш праздник жизни запомнится гостям, возможно, навсегда!
География
Удобное расположения зала – ключ к сердцу ваших гостей. Как путешествие начинается с раскрытой на бардачке карты (ну или с тапа по Яндекс.Картам), так и самое первое впечатление о вашем ивенте начнется с вопрос «Куда ехать и где парковаться?».

Идеальный набор характеристик – расположение в центре города в исторической зоне, и совсем супер, если здесь еще располагается культурное наследие города. Парковка должна присутствовать хоть в каком-нибудь виде, её следует организовать как минимум для VIP-гостей, но замечательно если она будет доступна всем.

Для пешеходов важно учесть транспортную доступность узлов — станция метро в шаговой доступности, либо остановка наземного транспорта. Путь к самой локации должен быть достаточно быстрым и простым. Не забудьте на самой локации организовать понятную навигацию, например, расставить волонтеров или баннеры-указатели.

Отлично, если рядом с площадкой расположен отель с номерами разных ценовых категорий. В таком случае вы можете снять вопрос размещения гостей, не ущемляя их бюджет, если запланировано мероприятие длительностью в несколько дней.

Удивительное совпадение, но мы в Летим как раз сдаем такую площадку в аренду — это зал в стиле лофт в арт-пространстве Красный Октябрь, в самом центре Москве, недалеко от метро Полянка и Кропоткинская, Музеона и Парка Горького. Площадка идеально соответствует всем критериям!

Локация
Размер и вместимость пространства должны быть подходящими: слишком маленькая будет казаться переполненной, слишком большая – пустой. В случае вместительности, лучше всего планировать посещаемость по формуле «Предельная Вместительность - 10%» и не превышать максимум, иначе превратите мероприятие в увлекательное стояние в очереди.

Если в планировке пространства предусмотрено несколько залов — это очень хорошо, в таком случае вы получаете возможность гибко менять планы. К примеру, вам удалось получить знаменитого спикера уже в ходе подготовки мероприятия, наличие аудитории большего размера без лишних хлопот вместит всех желающих послушать спикера без толп в проходах и топтания по головам. Аренда зала на Красном Октябре хороша тем, что локация имеет довольно разнообразные помещения — конференц-зал Сфера, пресс-центр, лофт, пять аудиторий и два больших пространства свободного назначения — Полусфера и Галерея.
Кейтеринг и Аудиовизуальные услуги
В 2022 году почти все мероприятия сопровождаются цифровыми эффектами и услугами : AR/VR, онлайн-трансляции, ачивки и награды за действия на площадке, видеосъемку, интерактивные инсталляции и многое другое - человеческое воображение безгранично, как и варианты развлечений на ивентах.

Убедитесь, что ваш зал подготовлен к установке сложной техники, а персонал агентства или площадки (любых людей, кто вам помогает в организации) умеет с этой техникой работать. Аналогичное требования и к прочему сервису – кейтеринг, волонтеры, административный персонал должны обладать опытом в предоставлении услуг, которые вы запланировали.

Если администрация зала предлагает собственные аудиовизуальные и сервисные услуги, то лучше прямо у нее их и заказывать – «родные» предложения, идущие в комплекте с арендой зала обходятся дешевле и лучше исполняются, чем при обращении к независимому подрядчику. Например, в лофте Красного Октября команда Летим оказывает услуги по кейтерингу, онлайн-трансляции, фото- и видеосъемке.

У нас уже устоялся пул сотрудников, которые отлично знают площадку и типовые «хотелки» клиентов, поэтому мы можем быстро и качественно организовать даже сложные и необычные запросы. Работа в собственном зале обходится нам в достаточно разумную сумму, поэтому и для вас тоже ценник будет рыночным, либо ниже рыночного. Конечно, если вы хотите организовать лобстеры под соусом из слез Мадонны на тысячу персон, то тогда смысла искать лучшие цены нет, лишь бы кто-нибудь смог их приготовить!
Цена и ценность
Цена тоже важна, поэтому не поленитесь провести широкую аналитику предложений на рынке. Определите средние стоимости залов с заданными параметрами, после чего выбирайте из них те, чьи цены вам покажутся справедливыми. Учитывайте, что рынок неоднороден, и иногда иррационален, поэтому разброс цен тоже довольно большой.

Дополнительный момент – внимательно уточняйте что именно входит в прайс, и не стесняйтесь просить проявить гибкость в ценообразовании, убирая и добавляя нужные под себя услуги.

Личный пример: в лофте на Красном Октябре команда Летим предлагает сперва базовую услугу — это непосредственно аренда зала. Затем, чтобы облегчить организаторам жизнь, добавляет в коммерческое предложение дополнительные услуги: кейтеринг, видеотрансляции, фотосъемку, монтаж и демонтаж декораций, павильонов и многое другое, что соответствует потребностям заказчика. Этот подход хорошо работает, об этом свидетельствует тот факт, что около трети организаторов мероприятий возвращается на Красный Октябрь вновь.
Люди
Последнее по счёту, но не по важности – команда! Убедитесь, что персонал зала и подрядчиков — профессионалы. Расспросите ключевых членов команды об их опыте: как много мероприятий они провели, что делали и с каким результатом, трудились ли над чем-нибудь аналогичным вашему ивенту, как они планируют проведение мероприятий и возьмите за принцип почаще уточнять мелкие детали. Опытная и профессиональная команда легко развеет ваши опасения и подтвердит боеготовность. Линейный персонал не менее важен! Отнеситесь с вниманием к подбору сотрудников, в чьи задачи будет входить обеспечение комфорта гостям в зале. В конце концов, нет ничего досаднее, чем хамоватый администратор на стойке ресепшен.

Летим, как агентство отвечающее за аренду залов, представляет из себя содружество профессионалов, успешно работающих на рынке ивентов с 2018 года. Например, только за последние 3 года команда компании провела более 1500 мероприятий в локациях по всей Москве, чуть более 400 из них непосредственно в арт-пространстве Красный Октябрь. Линейный персонал Летим хорошо знает зал, качественно обучен, умеет обслуживать гостей, обладает опытом работы на мероприятиях разного формата, в первую очередь на корпоративных. По запросу мы выделяем ивент-менеджера (или продюсера) в качестве вашего помощника. Он превратит стандартную аренду зала на Красном Октябре в полноценное комплексное мероприятие.
Свяжитесь с нами
Оставьте контакты и мы быстро перезвоним
Отдел продаж
+7 499 647-40-23
sales@leteam.moscow
© 2022 ООО «Летим»
Направления
отдел продаж