Блог

Тренды по аренде залов и организации мероприятий в 2022 году

С 2019 по 2022 год рынок ивентов сильно штормило – пандемийные ограничения не позволяли собрать по-настоящему массовые площадки, к тому же сами сотрудники на удаленке отвыкли от работы тет-а-тет и все чаще выбирали удаленный формат коммуникаций. Однако выход был найден довольно быстро: сервисы и инструменты, позволяющие протянуть мост между физической точкой и конечным пользователем, буквально спасли индустрию и даже вдохнули в неё новую жизнь. Команда Летим на собственном примере отметила, что с 2022 года услуги по внедрению технологий в арендуемых залах перешли из категории экспериментальных в базовые, а сам спрос на наши внутренние площадки за последние 12 месяцев от даты публикации статьи вырос примерно в 4 раза, включая наш собственный зал на Красном Октябре.

Международная статистика тоже подтверждает, что рост популярности онлайн-мероприятий уверенно можно назвать взрывным: только за последний год 73% организаторов в Tier 1 регионе (США и Европа) выразили желание проводить мероприятия полностью онлайн, либо внедрить онлайн-сервисы в реальные мероприятия.

Цена внедрения цифровых технологий достаточно высока, правда не с финансовой точки зрения, а с точки зрения репутации — онлайн-инструменты требуют ответственного подхода и повышенного внимания. Пользователи менее склонны прощать организаторские ошибки в диджитал-среде и чаще склонны их замечать. Все это создает давление на ивент-менеджеров, с одной стороны усложняя работу, с другой – серьезно повышая качество мероприятий.

В 2022 году запрос на онлайн усилился, а значит следует ожидать как появления новых тенденций, так и развития уже обозначившихся. Принятие нового порядка вещей и адаптация к меняющейся технологической среде сейчас станет решающим фактором успеха для большинства менеджеров. О том, какие клевые и интересные инструменты и подходы точно имеет смысл попробовать в этому году всем организаторам мероприятий, мы и поговорим ниже.

Будущее — это гибриды
На рынке организации мероприятий сложилось публичное мнение, что возврат на площадки к живой публике необходим, однако опросы демонстрируют, что на самом деле в кулуарах большая часть менеджеров ивент-менеджеров (71%) все равно продолжать предоставлять виртуальный доступ к мероприятиям. Судя по сложившемуся неформальному консенсусу, будущее — за гибридными мероприятиями, которые сочетают в себе лучшее из обоих миров.

С одной стороны, для не слишком заинтересованной аудитории можно предоставить инструменты виртуального участия в ивентах, например, онлайн-трансляции или виртуальные лекции с обратной связью — вариантов удаленного участия очень много. На практике новичкам или аудитории, не сильно погруженной в тему ивента этого вполне достаточно, что получить интересующую их информацию и затем превратить её в ценные действия — покупку товаров, услуг, технологий и чего угодно другого, представленного на мероприятии.

С другой стороны, живое общение на мероприятии все еще оставляет возможность заводить важным и крупным участникам рынка полезные знакомства, расширять нетворк, заключать предварительные договоренности.

Гибридный формат вполне уверенно снимает проблемы работы и с первой, и со второй аудиторией. Снова на личной практике в Летим мы это подтверждаем: сейчас у нас в собственном зале на Красном Октябре (и да, мы сдаем его в аренду, напоминаем) довольно весомая часть загрузки – онлайн-лекции с частичным личным участием, когда часть учеников находятся в аудитории и еще больше следят за происходящим на онлайн-трансляции.

Безопасность онлайн и оффлайн
Никуда не делся COVID-19, все меры безопасности по нему остаются актуальными – так считают почти ¾ ивент-менеджеров, при этом к пандемии прибавляются вопросы и кибербезопасности, так как количество онлайн-элементов в мероприятиях только увеличивается, а значит, что они собирают данные, которые необходимо защищать.

Решение проблемы безопасности лежит в образовании. Чем лучше ваши сотрудники знают правила санитарии как на месте проведения мероприятия, так и в цифровом пространстве, тем меньше вероятность эксцессов. Для понимания — буквально каждое устройство, присутствующее на мероприятии, каждую учетную запись пользователей можно взломать или украсть.

Обучите сотрудников правильно работать с антивирусами и сетевой инфраструктурой: не открывать подозрительные письма, не переходить по подозрительным ссылкам, вести документы в защищенных корпоративных облачных сервисах (или еще лучше на выделенных серверах), пользоваться защищенными мессенджерами (и нет, вотсапп для конфиденциальных данных не подойдет, а вот телеграм — вполне).

Научите их правильно выдавать маски, правильной расставлять очистители воздуха, внимательно относиться к чистоте на площадке. Все это вместе может и кажется избыточным, но в реальности снизит ваши издержки на решение потенциальных проблем с кибербезопасностью и COVID-19.

При этом не следует превращать мероприятия в тест-драйв антиутопии с тотальными досмотрами и пятиметровой социальной дистанцией, просто слушайте разумные рекомендации медиков и специалистов по безопасности, да соблюдайте во всем меру, и будет вам и вашим гостям счастье. Если вы все же не уверены, что сможете найти баланс между безопасностью и комфортом, то при аренде зала в центре Москвы мы подберем для вас ивент-продюсера, который поможет вам сделать все рационально.

Качество услуг и близость к аудитории — снова столпы успеха
Ключ к высокой степени удовлетворенности посетителей – это позитивный опыт. Это очевидный пункт, но тем не менее очень важно не забывать о нем и всегда держать в голове, что вы это делаете ради конкретных людей, которые посетят ваше мероприятие, а не ради строчки в отчете.

Технологии точно так же определяют пользовательский опыт, как и вежливость персонала на стойке регистрации, и внимания требуют одинакового. Постарайтесь заранее продумать потенциальные болевые точки ваших посетителей и устраните их. Например, если вы приглашает зарубежных гостей к участию, то обеспечьте для них синхронный перевод (не только на лайве, но в онлайн тоже – это не так сложно, как может показаться). Планируете сидячую лекцию? Позаботьтесь о рассадке участников заранее. Продаете билеты? Обязательно включите еще и онлайн-продажи, без них сейчас никак.

Онлайн-участие тоже можно разнообразить вовлекающими механиками. На трансляцию лекции или семинара подключите чат в реальном времени, чтобы дать возможность зрителям задавать вопросы и общаться друг с другом, это очень здорово повышает интерес к предмету обсуждения. Высший пилотаж геймификации, который, к слову, применим и для тех, кто своими ногами топчет площадку, — система ачивок или бонусов за те или иные действия на площадке. «Собери 10 визиток коллег и получи бесплатный капучино» – в таком духе, больше игр и интерактивности и меньше занудства.

Стирайте барьеры между участниками, спикерами и персоналом, вовлекайте всех – одним словом дайте участникам почувствовать причастность к чему-то большему, чем они сами, и они запомнят ивент на долгие годы.

Кейсы по организации вовлекающих механик (да и вообще мультимедиа инсталляций) есть и у нас Летим. Чаще всего мы собирали интересные технологические решения в родном зале на Красном Октябре, но имеем опыт работы и на других московских площадках. Если вам интересно узнать экспертное мнение членов нашей команды, то смело оставляйте заявку, поможем в том числе и с арендой зала для конференций, корпоративов да и любых других форматов мероприятий.
Ваша аудитория – это океан, а не бассейн
Ваша аудитория на самом деле больше, чем вы думаете. Вам не обязательно ограничивать себя рамками узкой географии – онлайн-инструменты помогут предоставить доступ к мероприятию буквально из любой точки планеты, лишь бы на той стороне была сеть. Причем это работает и со спикерами, вас больше не ограничивают рамки одной страны, вы можете собрать по видео на одной сцене спикеров из Шанхая, Танжира и Нью-Йорка в одно время без всяких ограничений, кроме разве что часового пояса (увы, вращение планеты приостановить не под силу даже корифеям ивент-рынка). При аренде нашего собственного зала в центре Москвы на Красном Октябре, мы предоставляем услуги по организации трансляций. Наша практика доказывает, что на самом деле это достаточно простой технический процесс, сложность внедрения этой технологии весьма низкая.

Главная проблема интернациональных телемостов — коммуникация. Вам нужны будут синхронные переводчики. Позвольте сразу развеять ваши опасения на счёт увеличения бюджета из-за найма дополнительных специалистов. Конверсия в регистрацию на мероприятие (в онлайн-формате, например) зарубежными посетителями увеличивается кратно и итоговая прибыль с лихвой покрывает затраты на переводчиков. Особенно, если ваши спикеры еще и предоставят эксклюзивную информацию.

Глобализация никуда не делась и активно работает вопреки нестабильности в мире, так что озаботьтесь увеличением зоны покрытия раньше, чем ваши конкуренты.

Знание тенденций, определяющих индустрию организации мероприятий, позволит менеджерам мероприятий использовать их и создавать впечатления, которые находят сильный отклик у аудитории. Однако, невозможно внедрить все эти изменения сразу.

Прежде чем взяться за дело, проанализируйте подходит ли вообще вам та или иная технология или методика, действительно ли она улучшит мероприятие и будет ли эффект значимым. Возможно, это просто перегрузит команду без особенного результата. Как определитесь с набором инструментов, распланируйте их внедрение, чтобы исключить отставание от графика и другие проблемы.

К счастью, команда агентства Летим в авангарде прогресса на ивент-рынке и с радостью поделится своей экспертизой, чтобы определить наиболее эффективные подходы к организации мероприятий. Одной теорией дело не обходится — за последние 3 года мы провели более 1500 мероприятий на собственных площадках и площадках партнеров для представителей самых разных рынков, включая рекламные конференции, недвижимость, бьюти, медицину, медиа, HR, социальные мероприятия, развлекательные, различные презентации фильмов, книг и многое другое.

Сейчас у нас доступен в аренду лофт на Красном Октябре в центре Москвы, недалеко от памятника Петру I. Он может вместить в себя до 1200 человек, а его площадь равна 4000 м². Площадку можно кастомизировать под ваши нужды, она подходит как для крупных развлекательных мероприятий, так и для корпоративного обучения или отраслевых выставок.
Свяжитесь с нами
Оставьте контакты и мы быстро перезвоним
Отдел продаж
© 2022 ООО «Летим»
отдел продаж